Kolik si účtovat za výjezd k zakázce

Jak si účtovat dopravné k zakázce: co do ceny vstupuje a na co se zapomíná

Praktický přehled pro projektanty, konzultanty, revizní techniky a další odborníky, kteří vyjíždějí za klienty. Jak se stanoví sazba za kilometr, jak ocenit hodinu za volantem, kdy lineární výpočet přestává platit a jaké sazby k dnešnímu dni platí.

1. Co všechno do dopravného vstupuje

Většina lidí, kteří vyjíždějí za klienty, si účtuje jedno číslo za kilometr a tím to končí. Je to pochopitelné, protože je to snadné vysvětlit, ale vede to k tomu, že se část nákladů tiše hradí z odměny za odbornou práci. Poctivý propočet má šest složek.

1. Náklad vozidla. Roste s ujetými kilometry. Není to jen palivo: patří sem i amortizace, pneumatiky, servis, povinné a havarijní pojištění. Právě proto má vyhláška dvě části, základní náhradu za opotřebení a náhradu za palivo.
2. Váš čas za volantem. Roste s hodinami, ne s kilometry. Je to čas, kdy nepracujete na zakázce, ale ani neodpočíváte. Tohle je položka, kterou se nejčastěji zapomíná účtovat, a přitom je u dálkových cest větší než palivo.
3. Hotové výdaje na místě. Parkování v centru, mýtné, dálniční poplatek v zahraničí, případně placený vjezd na stavbu. Neroste ani s kilometry, ani s hodinami, a proto patří zvlášť.
4. Nocleh a stravné. Objevuje se ve chvíli, kdy se výjezd nedá zvládnout za jeden den. Od té chvíle přestává platit jakýkoli lineární vzorec.
5. Riziko marné cesty. Zrušený termín, nepřístupná konstrukce, chybějící klíče od výlezu na střechu. Cesta proběhla a náklad vznikl. Tohle se nepromítá do sazby, ale do smluvních podmínek.
6. Daňový a odvodový režim. Rozhoduje o tom, kolik vám z účtovaného dopravného zbude, a je u zaměstnance a u osoby samostatně výdělečně činné podstatně jiný.

2. Jak se stanoví sazba za kilometr

Nejsilnější postup je nevymýšlet si ji a odvodit ji z vyhlášky, kterou pro každý rok vydává Ministerstvo práce a sociálních věcí. Má to dvě výhody. Číslo je veřejně dohledatelné, takže kdo by chtěl o kilometrové sazbě smlouvat, smlouvá s ministerstvem, ne s vámi. A je to sazba spíš úsporná, takže se nedá tvrdit, že si na cestě přiděláváte.

Vyhláška dává dvě čísla, která se sčítají. Základní náhrada za používání vozidla pokrývá opotřebení a provozní náklady. Náhrada za spotřebované palivo se počítá ze spotřeby podle technického průkazu a z průměrné ceny paliva, kterou vyhláška také stanoví, takže nemusíte dokládat účtenky z čerpací stanice.

Sazby platné k 28. 7. 2026

Kdy stačí jedna sazba za kilometr

Existuje pádný důvod pro zjednodušení. Když si spočítáte modelové výjezdy oddělenou metodou, tedy kilometry a hodiny zvlášť, a výsledek pak vydělíte ujetými kilometry, dostanete efektivní cenu za kilometr. Ta je u všech běžných vzdáleností pozoruhodně stabilní. Důvod je ten, že vzdálenost a doba jízdy spolu korelují, protože na delších trasách se průměrná rychlost drží kolem devadesáti kilometrů v hodině. Kilometry roste jedna položka, hodinami druhá, a obě rostou skoro souběžně.

Jednosložková sazba je proto obhajitelné zjednodušení, pokud nechcete v nabídce vysvětlovat dvě položky. Stačí si v kalkulačce projít dva tři typické výjezdy, přečíst ukazatel „efektivně za km“ a vzít prostřední hodnotu. Má to ale jednu slabinu. U krátkých cest to neplatí, protože necelá hodina za volantem se tam rozpouští do málo kilometrů a efektivní cena vyletí o polovinu výš. Krátké výjezdy jsou na kilometr vždy dražší než dálkové a je lepší to říct dopředu, než to klient objeví sám.

3. Jak zjistit dobu jízdy a jak ji doložit

Dobu jízdy si nevymýšlejte a nepočítejte z hlavy, protože při tisícikorunové sazbě stojí každá půlhodina odhadu tisíc korun tam a zpět.

Vezměte ji z mapy, a to pro tu denní dobu, kdy skutečně pojedete. Zadejte výchozí a cílovou adresu a opište kilometry i odhadovanou dobu jízdy. U cesty na ranní schůzku do velkého města je rozdíl mezi šestou a osmou hodinou snadno půl hodiny. Mapy zpravidla umožňují nastavit odjezd v konkrétní čas, což je funkce, kterou se vyplatí použít, protože jinak vám mapa ukáže situaci ve chvíli, kdy se díváte.

Když adresu ještě neznáte, třeba když ceny odhadujete po telefonu, poslouží hrubý dopočet z délky trasy. Rozumné hodnoty jsou devadesát až sto kilometrů v hodině pro dálniční trasu, sedmdesát pro kombinovanou a šedesát pro cestu po okreskách nebo do kopcovitého terénu. Vždy jde o celou trasu od dveří ke dveřím, tedy včetně výjezdu z města a hledání místa, ne o rychlost na dálnici. Kalkulačka to má pod polem doby jízdy jako tři tlačítka.

Ať dobu vezmete odkudkoli, platí jedno pravidlo: vzdálenost i doba se zadávají za jednu cestu, zpáteční trasu si výpočet doplní sám. Zaměnit ji za obě je nejčastější chyba a v ceně nabídky se projeví tisíci. Pozná se snadno. Když z vašich dvou čísel vychází víc než sto dvacet kilometrů v hodině, je jedno z nich za cestu tam i zpět, protože na české dálnici je nejvyšší dovolená rychlost sto třicet a průměr celé trasy se k ní nikdy nepřiblíží. Kalkulačka na takový rozpor sama upozorní.

Jak si odhad uložit jako doklad

Odhad z mapy má jednu vlastnost, kterou se vyplatí využít. Je to zachytitelný, nezávislý podklad. Udělejte si obrázek obrazovky s trasou, kilometry a odhadovanou dobou a přiložte ho k nabídce nebo si ho uložte k zakázce. Získáte tím dvě věci. Klient vidí, že číslo v nabídce nevzniklo od stolu, a vy máte po půl roce v ruce podklad, ze kterého jste vycházel, i když si na to už nepamatujete.

S tím souvisí otázka, která se v praxi objeví dřív nebo později: účtovat odhad, nebo skutečnost? Doporučuji účtovat odhad, na kterém jste se dohodli v nabídce, protože klient potřebuje předem vědět, kolik zaplatí, a vy si nemůžete dovolit každou cestu měřit stopkami. Mimořádnou situaci, tedy uzavřenou dálnici, nehodu nebo dvouhodinovou kolonu, řešte zvlášť a doložte ji. Když si k zakázce ukládáte odhad z mapy a k němu poznámku, jak cesta skutečně dopadla, po roce vám z toho vznikne velmi užitečná věc, totiž představa o tom, jak moc se odhady mapy míjejí s realitou na vašich obvyklých trasách. Tu si potom promítnete do sazby a nemusíte se hádat o jednotlivé cesty.

4. Kolik si účtovat za hodinu v autě

Tady vyhláška nepomůže, protože cenu vašeho času nikdo nestanoví. Je to obchodní rozhodnutí a dá se k němu dojít třemi cestami, které je dobré porovnat.

Podíl odborné hodiny

Nejsrozumitelnější metoda. Spočítejte si, kolik vychází vaše hodina odborné práce (cenu typického výstupu vydělte hodinami, které na něm strávíte), a z ní vezměte patnáct až třicet pět procent. Odůvodnění je věcné. Řízení je pracovní čas, ale nevyžaduje odbornost, kterou si klient platí. Pod patnácti procenty začnete dálkové výjezdy dotovat z odměny za odbornou práci. Nad třiceti pěti procenty se dostanete do situace, kdy vaše cesta stojí víc než místní konkurence, i když ta věci nerozumí tak dobře jako vy.

Mezní ztráta dne

Ekonomicky přesnější, ale hůř vysvětlitelná metoda. Zeptejte se, co byste ten den dělal, kdybyste nejel. Pokud vám výjezd sebere celý den, mezní ztráta není palivo, ale zakázka, kterou jste za ten den nestihl. Tahle metoda vede k dennímu paušálu za výjezd místo hodinové sazby a u velmi vzdálených cest dává vyšší a přiléhavější číslo. Vyplatí se ji použít alespoň jako kontrolu: když vám oddělený výpočet u dálkové cesty vyjde výrazně pod ztrátou dne, máte hodinovou sazbu nízko.

Srovnání s vlakem

Metoda, na kterou se zapomíná, a přitom u řady profesí funguje. Mezi většími městy trvá vlak podobně jako auto, jízdenka je zlomek dopravného a hlavně se ve vlaku dá pracovat. Hodina ve vlaku tedy není ztracená hodina a snese poloviční sazbu, takže klient zaplatí výrazně méně a vám se skoro nic nezmění. Naráží to na dvě věci, na těžké vybavení, které si musíte vzít s sebou, a na dopravu z nádraží na místo. Pokud ani jedno není problém, je to nejlevnější varianta pro klienta a stojí za to ji nabídnout.

5. Má smysl pásmo zdarma

Pásmo, ve kterém dopravné neúčtujete, je obvyklá a dobrá praxe. Odpadne díky němu hádka o pár kilometrů po městě a u zakázky za desetitisíce je to zanedbatelná položka. Má ale hranu, kterou je dobré vidět dopředu. Když si pásmo nastavíte na dvacet kilometrů a nad ním účtujete celou cestu, klient devatenáct kilometrů daleko neplatí nic, a klient o dva kilometry dál platí přes tisíc korun, protože se naráz začne účtovat celá trasa včetně hodiny za volantem.

Tři možnosti, jak se s tím vypořádat. Můžete skok ponechat a otevřeně ho pojmenovat jednou větou v nabídce, což je nejjednodušší. Můžete účtovat jen vzdálenost nad pásmem a čas úměrně, čímž hrana zmizí, ale rozpad položek přestane být samovysvětlující. Nebo můžete pásmo zmenšit na deset kilometrů, čímž skok spadne asi na polovinu a město i tak zůstane bez dopravného. Poslední varianta je obvykle nejrozumnější.

6. Kdy lineární výpočet přestane platit

Existuje vzdálenost, za kterou už kilometry krát sazba plus hodiny krát sazba nedávají pravdivé číslo. Prakticky se to láme kolem tří až tří a půl hodiny jedné cesty. Sedm hodin za volantem se nedá spojit s poctivou prací na místě, protože byste na stavbu přijel vyčerpaný a vracel se za tmy. Od té chvíle jsou dvě možnosti, buď se z výjezdu stane dvoudenní cesta s noclehem, nebo se musí sloučit s jinou zakázkou v tom směru.

Doporučuji si v ceníku nastavit mez, nad kterou přestanete dávat číslo a napíšete, že takovou cestu spočítáte individuálně. Není to vyhýbání se odpovědi, je to poctivější než číslo, které neplatí. Nad mezí do propočtu vstupuje nocleh a případně stravné, a hlavně se mění celý obchodní rozhovor, protože se řeší termín tak, aby se cesta rozpočítala.

Pozor na rozdíl mezi oběma sloupci. V podnikatelské sféře jde o dolní hranici, takže zaměstnavatel může dát víc. Ve státní a příspěvkové sféře je to rozmezí, ze kterého se nedá vybočit ani nahoru. Rozhoduje délka celé pracovní cesty, tedy i s časem na místě, ne jen doba jízdy.

7. Na co se při účtování dopravného zapomíná

1. Na čas. Nejčastější a nejdražší opomenutí. U cesty nad dvě hodiny je hodnota vašeho času větší než celý náklad vozidla.
2. Na druhý výjezd. Řada zakázek si vyžádá návrat, ať už na převzetí opravy nebo na doplňující ohledání. Když se v nabídce mluví jen o jednom výjezdu, druhý pak klient vnímá jako součást ceny.
3. Na čekání na místě. Domluvená devátá, otevřeno v jedenáct. Vyplatí se mít v podmínkách sazbu za čekání, i kdybyste ji nikdy nepoužil.
4. Na marnou cestu. Zrušení na poslední chvíli, nepřístupná konstrukce, chybějící součinnost. Podmínky mají říkat, co se v takovém případě účtuje.
5. Na parkování a mýtné. Roční dálniční známka je utopený náklad a do sazby za kilometr nepatří, ale parkování v centru a zahraniční mýtné jsou reálné položky konkrétní cesty.
6. Na daň z přidané hodnoty. Jste-li plátce, dopravné k odborné službě je vedlejší plnění k plnění hlavnímu, a proto se u něj uplatní stejná sazba jako u hlavní služby. Není to přeúčtování nákladu bez daně.
7. Na zaokrouhlení. Zaokrouhlujte až na konci, a jen jednou. Kdo zaokrouhluje každou položku zvlášť, dostane rozpis, který se nesečte na celkovou cenu, a taková nabídka vypadá nedbale.

8. Jak je to daňově u osoby samostatně výdělečně činné a u zaměstnance

Následující odstavce jsou orientační přehled, ne daňové poradenství. Konkrétní případ patří vašemu daňovému poradci.

U zaměstnance jde o cestovní náhrady podle zákoníku práce. Zaměstnanec dostane základní náhradu za kilometr, náhradu za palivo a stravné, přičemž do stanovených limitů to není jeho příjem ke zdanění. Zaměstnavatel má náhrady v daňových výdajích.

U osoby samostatně výdělečně činné záleží na tom, jestli je vozidlo v obchodním majetku. Pokud v něm není, lze uplatnit náhradu za kilometr obdobně jako u zaměstnance, tedy základní náhradu i náhradu za palivo. Pokud v obchodním majetku je, uplatňují se skutečné náklady, tedy odpisy, palivo, servis a pojištění, což znamená vést knihu jízd.

Vedle toho existuje paušální výdaj na dopravu ve výši 5 000 Kč za každý celý kalendářní měsíc, ve kterém bylo vozidlo použito k podnikání. Jeho hlavní výhodou je, že se nemusí prokazovat kniha jízd ani doklady o palivu. Pro vozidlo používané i k soukromým účelům se paušál krátí a počet vozidel, na která se dá uplatnit, je omezen, takže konkrétní podmínky si ověřte v zákoně o daních z příjmů.

Dva pojmy je potřeba držet oddělené, protože se pletou. Vyhláškové sazby jsou nástroj daňový a pracovněprávní, tedy kolik smíte uplatnit nebo vyplatit bez zdanění. Cena, kterou účtujete klientovi, je nástroj obchodní a nikdo vám nepřikazuje, jak vysoká má být. Vyhláška je pro klientskou cenu velmi dobrá kotva, ale není strop ani povinnost.

9. Kontrolní seznam před odesláním nabídky

• Vzdálenost i doba jízdy jsou z mapy pro tu denní dobu, kdy pojedu
• Kilometry i hodiny jsou za jednu cestu, ne za obě dohromady
• Čas za volantem je v nabídce vidět jako samostatná položka
• Je jasné, kolik výjezdů cena zahrnuje a co se stane při druhém
• Parkování, mýtné, nocleh a stravné jsou buď v ceně, nebo výslovně mimo ni
• Podmínky řeší marnou cestu a čekání na místě
• Zaokrouhleno až na konci, rozpis se sečte na celkovou cenu
• U plátce je uvedena sazba daně, u neplátce věta, že plátcem není

Časté otázky

Zdroje a kdy je zkontrolovat

Vyhláška se sazbami vychází pravidelně v prosinci na následující rok. Mimořádná novela přichází, kdykoli některá z cen pohonných hmot stoupne nebo klesne alespoň o dvacet procent, jak se stalo v červnu 2026 u nafty. Kontrolu si proto zapište na prosinec a pak vždy, když je z tisku vidět, že palivo výrazně pohnulo.

Orientační propočet ke vzdělávání a k odhadu, nikoli cenová nabídka ani daňové poradenství. Uvedené sazby platí k datu uvedenému v tabulkách a mohou se během roku změnit; před použitím je ověřte v odkazovaných zdrojích. Daňové a pracovněprávní posouzení konkrétního případu patří daňovému poradci nebo advokátovi. Autor neodpovídá za škody vzniklé použitím orientačních výsledků bez ověření. Nástroj počítá výhradně ve vašem prohlížeči, nastavení ukládá pouze lokálně do vašeho zařízení a neodesílá žádné údaje.